Sääntömääräinen syyskokous

Kutsu Suomen Beauceron ry sääntömääräiseen syyskokoukseen 27.11.2022

Aika: 27.11.2022 klo 13:00
Paikka: ABC Kuninkaantie Pernaja, kabinetti
Vanhankyläntie 77, Vanhakylä

Kokoukseen on mahdollista osallistua tietoliikenneyhteyden taikka muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Etäosallistumiseen käytetään Teams-sovellusta.
Mahdolliset äänestykset toteutetaan sähköisesti. Myös paikan päällä olevien osallistujien tulee varata käyttöönsä laite (älypuhelin, tabletti tai tietokone) äänestämistä varten.

Tervetuloa kokoukseen!

-Suomen Beauceron ry hallitus-

Kutsu yhdistyksen syyskokoukseen

———————————-
Ilmoittautumis- ja osallistumisohjeet

Ilmoittautuminen:

Varmista, että jäsenrekisterin yhteystiedoissa on ajantasainen sähköpostiosoitteesi. Yhteystiedot voi tarkistaa jäsensihteeriltä (jasensihteeri@suomenbeauceron.fi). Kokoukseen ilmoittautuminen tulee tehdä samalla nimellä ja sähköpostiosoitteella, jotka ovat jäsenrekisterissä.

Ilmoittaudu kokoukseen viimeistään 19.11.2022 mennessä.
Ennakkoilmoittautuminen on pakollinen edellytys kokoukseen osallistumiselle etäyhteyden avulla. Ilmoittautumisvelvollisuus koskee vain etänä osallistuvia sekä niitä, jotka haluavat osallistua valtuuttamalla toisen jäsenen edustamaan heitä kokouksessa valtakirjalla etäyhteyksin.

Ilmoittautuminen tapahtuu erillisellä ilmoittautumislomakkeella:
https://forms.gle/4H1pg3YZgopxZ7gM9

Täytä ilmoittautumislomake huolellisesti ja varmista, että annetut tiedot vastaavat jäsenrekisteriin merkittyjä tietoja. Osallistumisoikeus on vain yhdistyksen jäsenillä ja ilmoittautuneiden tiedot tarkistetaan jäsenrekisteristä.

Varmista, että myös valtuutetun tiedot vastaavat rekisteriin merkittyjä tietoja, mikäli annat valtakirjalla toiselle jäsenelle oikeuden edustaa itseäsi kokouksessa etäyhteydellä.

Ilmoittautuneille toimitetaan jäsenyyden tarkastamisen jälkeen kuittausviesti, menettelytapaohjeet ja etänä osallistuville kokouslinkki.

Osallistuminen paikan päällä:

Mahdollisia äänestyksiä varten myös paikan päällä olevien tulee varata käyttöönsä laite (älypuhelin, tabletti tai tietokone), jota he voivat käyttää sähköiseen äänestykseen. Äänestykseen käytettävä sovellus ilmoitetaan myöhemmin kokoukseen etukäteen ilmoittautuneille.

Osallistuminen etäyhteydellä:

Kokouksen etäyhteys järjestetään Microsoft Teams -sovelluksella.

Kokoukseen osallistumiseksi tarvitset internet-yhteydellä varustetun tietokoneen tai mobiililaitteen (älypuhelin tai tabletti), kaiuttimen tai kuulokkeet sekä mikrofonin.

Kokoukseen voi liittyä käyttämällä tietokoneelle tai mobiililaitteeelle asennettua Teams-sovellusta tai internet-selaimen kautta (Microsoft Edge tai Google Chrome). Kokoukseen ei voi liittyä puhelimella soittamalla.

Mahdollinen äänestys tapahtuu sähköisesti. Äänestykseen käytettävä sovellus ilmoitetaan myöhemmin kokoukseen ilmoittautuneille.

Osallistuminen valtakirjalla:

Yhdistyksen sääntöjen mukaan jäsen saa edustaa yhtä (1) muuta yhdistyksen jäsentä valtakirjalla yhdistyksen kokouksissa.

1. Kontaktoi itse toinen yhdistyksen jäsen, jonka haluat edustavan sinua kokouksessa. Varmista itse, ettei kyseistä jäsentä ole jo ehditty valtuuttamaan toisen jäsenen toimesta.
2. Ilmoittaudu kokoukseen tästä kutsusta löytyvällä ilmoittautumislomakkeella ja valitse vaihtoehto ”Valtakirjalla”.
3. Tee valtakirja joko paperille tai sähköisenä. Valtakirjasta tulee käydä ilmi valtuuttaja (kuka valtuuttaa) ja valtuutettu (kuka edustaa) ja valtakirjan tarkoitus. (Löydät malliesimerkin tämän julkaisun lopusta.)
4. Voit allekirjoittaa valtakirjan joko käsin tai sähköisesti.
5. Jos valtakirja on paperilla: huolehdi valtakirjan toimittamisesta kokouspaikalle. Voit myös skannata sen tai ottaa siitä valokuvan ja toimittaa sen sihteerille sähköpostilla: sihteeri@suomenbeauceron.fi
6. Jos valtakirja on sähköisessä muodossa ja sähköisesti allekirjoitettu, muista lähettää se sihteerille: sihteeri@suomenbeauceron.fi

Sihteeri kuittaa kaikki saapuneet valtakirjat vastaanotetuiksi ja toimittaa ne kokoukseen.

Malli yksinkertaiselle valtakirjalle:

VALTAKIRJA

Valtuuttaja: YY

Valtuutettu: XX

Valtuutan XX:n edustamaan itseäni ja käyttämään ääntäni puolestani Suomen Beauceron ry sääntömääräisessä syyskokouksessa 27.11.2022.

Paikka ja aika

allekirjoitus

Nimenselvennys (YY)